PROVOCĂRI DE IMPLEMENTARE PENTRU SOLUȚII ELECTRONICE DE GESTIUNE A CONCEDIILOR ȘI CUM SĂ LE DEPĂȘIȚI

Introducerea unui nou sistem electronic de gestionare a concediilor poate fi contestată în multe feluri. Pe baza experienței noastre de-a lungul anilor, vom împărtăși câteva dintre aceste provocări și cum să le depășim.

Rezistența la schimbare

Introducerea unui nou mod de lucru poate provoca rezistență în rândul angajaților, în special în rândul celor obișnuiți cu metodele tradiționale (pe hârtie) de gestionare a concediilor. Pentru a depăși această provocare, puteți lua următoarele măsuri:

• Comunicare - Comunicați clar motivele schimbării. Care este îmbunătățirea așteptată a eficienței și beneficiile anticipate.
• Instruire - Organizați instruire și demonstrații pentru a arăta cum să utilizați noul sistem și să înțelegeți avantajele acestuia.
• Incluziune - Implicați unii dintre cei mai sceptici angajați în procesul de implementare, conducând discuții preliminare și adunând feedback cu privire la preocupările și așteptările lor.

Alegerea sistemului potrivit

Diferite sisteme de gestionare a concediilor oferă diverse funcționalități. Căutați un sistem care se poate adapta bine nevoilor organizației dvs. și care este ușor de utilizat. Când definiți „utilizabil”, luați în considerare, de exemplu, câte clicuri sunt necesare pentru a solicita concediul. În TIMEOFF.GURU, întregul proces se poate face cu 3 clicuri.

Consultați ghidul nostru pentru alegerea furnizorului de sistem de gestionare a concediilor.

Câteva sfaturi pentru alegerea celui mai potrivit sistem pentru organizația dvs.:

• Analiza nevoilor - Efectuați o analiză amănunțită a nevoilor organizației dvs., în special definind caracteristicile cheie pe care sistemul ar trebui să le ofere. De asemenea, definiți rapoartele de care aveți nevoie.
• Comparați mai multe sisteme - Explorați diferite sisteme care vă satisfac nevoile și comparați funcționalitatea, prețul și feedback-ul de la clienții actuali.
• Testare - Testați o versiune demonstrativă a platformei pentru o perioadă pentru a vă asigura că corespunde așteptărilor dvs. Utilizați această perioadă pentru a evalua calitatea suportului oferit de furnizor.
• Integrare cu alte sisteme - Asigurați-vă că potențialul sistem electronic de gestionare a concediilor se poate integra cu alte sisteme pe care organizația dvs. le folosește deja, cum ar fi MS Active Directory sau Google Directory, sistemele de management al resurselor umane, programarea și urmărirea prezenței și sistemele de salarizare.
• Compatibilitate - Verificați dacă sistemul de gestionare a concediilor este compatibil cu sistemele dvs. existente și cu metodele de identificare a utilizatorilor. Solicitați exemple de integrări de succes cu clienți anteriori.
• Comunicare îmbunătățită între departamentul de resurse umane, supervizorii angajaților și angajați.
• Plan de integrare - Dacă este necesară o interfață specială pentru integrare, luați în considerare aceasta ca o sarcină separată, deoarece implică lucrul cu doi furnizori. Faceți un plan care să includă obiective, sarcini, termene limită și desemnați persoane responsabile pentru realizarea acestuia.
• API - Asigurați-vă că noul sistem are un API, cum ar fi TIMEOFF.GURU, care vă permite să vă reutilizați datele în diferite scenarii de integrare. Solicitați documentație pentru ca specialiștii dumneavoastră IT să se asigure că interfața are toate metodele de integrare necesare.

Protecția datelor și cerințe de reglementare

Platformele de gestionare a concediilor procesează date sensibile, cum ar fi informațiile personale și datele privind concediile angajaților. Asigurați-vă că sistemul ales are mecanisme puternice de protecție a datelor pentru a preveni accesul neautorizat sau pierderea informațiilor. Asigurați-vă că sistemul electronic de gestionare a concediilor respectă toate legile aplicabile și cerințele de reglementare, inclusiv reglementările privind protecția datelor și legile muncii.

Criptare - Întrebați despre criptarea datelor în repaus și în tranzit. Cum sunt stocate datele sensibile, cum ar fi informațiile personale și parolele angajaților. Dacă sunt utilizate protocoale sigure precum TLS/SSL.

Autorizarea și controlul accesului - Verificați cum sunt gestionate identificarea utilizatorului, gestionarea rolului utilizatorului și diferitele niveluri de acces. Nu treceți cu vederea informațiile despre capacitățile de autentificare cu doi factori (2FA).

Backup și recuperare a datelor - - Adunați informații despre cum și la ce intervale sunt efectuate copiile de siguranță ale datelor și întrebați dacă există un plan de recuperare în caz de dezastru.

Audituri și monitorizare regulate - Întrebați dacă sunt efectuate audituri regulate și verificări de vulnerabilitate.

Adunați informații despre următoarele subiecte:

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) în UE - Există un acord de prelucrare a datelor, unde și cum sunt stocate datele angajaților.

Legislația și reglementările muncii - Asigurați-vă că sistemul îndeplinește cerințele privind concediul și timpul de odihnă ale angajaților.

Conformitatea cu standardele de securitate - Este foarte bine dacă furnizorul este certificat ISO 27001. Acest standard stabilește cerințe pentru un sistem de management al securității informațiilor.

În concluzie, există mai multe provocări în implementarea gestionării electronice a concediilor, dar cu 1) pregătire și analiză preliminară, 2) criterii clare pentru alegerea unui furnizor, 3) comunicare internă eficientă și, cel mai important, 4) parteneriat cu furnizorul de soluții, acest proces. poate fi bine optimizat și chiar satisfăcător.