Предизвикателства при въвеждането на електронно управление на отпуски и как можем да ги преодолеем?

Въвеждането на нова система за електронно управление на отпуски би могло да бъде посрещнато и съпроводено от редица предизвикателства. Ще споделим някои от тях на база на опита ни през годините:

Съпротива към промяната

Въвеждането на нов начин на работа може да предизвика съпротива сред служителите, особено за тези, които са силно привикнали към традиционни (хартиени) методи на управление на отпуски. За да преодолеете това предизвикателство можете да предприемете следните мерки:

• Комуникация - Ясно комуникирайте причините за промяната, как се очаква да бъде подобрена ефективността и какви са очакваните ползи.
• Обучение - Организирайте обучения и демонстрации за служителите, за да им покажете как да използват новата система и да разберат предимствата ѝ.
• Включване - Включете част от най-резервираните служители в процеса на внедряване, като проведете предварителни обсъждания и съберете обратна връзка от тях относно притесненията и очаквания им.

Избор на подходяща система

Различните системи за управление на отпуски предлагат различни функционалности. Търсете система, която може много добре да се адаптира към нуждите на вашата организация и която е лесна за използване. Когато дефинирате понятието "лесна", най-подходящо е да преброите с колко клика може да се заяви един отпуск. В TIMEOFF.GURU, например, това може да стане с 3 клика. Вижте и някои препоръки по отношение на избор на доставчик за управление на отпуските . Ето и няколко съвета по отношение на процеса по избор на най-подходящата система за вашата организация:

• Анализирайте нуждите - Направете ясен анализ на нуждите на вашата организация, като най-вече определете ключовите функции, които трябва да предоставя системата. Дефинирайте и справките, които са ви необходими.
• Сравнете няколко системи - Изследвайте различни системи, които отговарят на вашите нужди, и сравнете функционалността, цената и обратната връзка от текущи клиенти.
• Тествайте - Напременно тествайте демо версия на системата за известно време, за да се уверите самостоятелно дали тя отговаря на вашите очаквания. Използвайте този период за да прецените и качеството на поддръжка, което се предоставя от доставчика.

Интеграция с други системи

Убедете се, че системата за електронно управление на отпуски може да се интегрира с други системи, които вашата организация вече използва. Например MS Active Directory или Google директория, системи за управление на човешките ресурси, графици и отчитане на присъствие, и не на последно място: ТРЗ.

• Съвместимост - Проверете дали системата за управление на отпуски е съвместима с вашите съществуващи системи и методи за идентификация на потребителите. Попитайте за примери за успешни интеграции при предишни клиенти.
• План за интеграция - Ако се налага разработка на специален интерфейс за интеграция, разглеждайте това като отделна задача, тъй като реализацията ѝ въвлича вече работа с два доставчика. Направете план, който включва цели, задачи и срокове, и определете отговорните лица за реализирането му.
• Програмен интерфейс - Уверете се, че новата система разполага с програмен интерфейс (API) подобно на TIMEOFF.GURU, който ще ви позволи да преизползвате данните си в различни интеграционни сценарии. Поискайте да ви бъде предоставна документацията, за да могат вашите ИТ специалисти да се уверят, че интерфейсът разполага с всички необходими методи за интеграция.

Защита на данните и нормативни изисквания

Електронните системи за управление на отпуски обработват чувствителни данни, като лична информация и данни за отпуска на служителите. Убедете се, че избраната система разполага със силни механизми за защита на данните с оглед да се предотврати неоторизиран достъп или загуба на информация. Убедете се, че електронната система за управление на отпуски спазва всички приложими закони и нормативни изисквания, включително регулации за защита на данните и трудовото законодателство.

• Криптиране - поискайте информация дали и как се криптират данните в покой и при предаване. Как се съхраняват чувствителни данни, като лична информация и пароли на служителите. Дали се използват сигурни протоколи като TLS/SSL.
• Оторизация и контрол на достъпа - Проверете по какъв начин се осъществява идентификацията на потребителите, управлението на потребителските роли и възможностите за определяне на различни нива на достъп. Не пропускайте и информация за възможностите за двуфакторна автентикация (2FA).
• Редовни одити и мониторинг - попитайте дали се извършват редовни одити и проверки за уязвимости на системата.
• Резервно копие и възстановяване на данни - съберете информация по какъв начин и на какъв интервал се извършва архивирането на данните в системата и попитайте дали има план за възстановяване на пълната работоспособност на системата при бедствие или авария (disaster recovery plan).

На регулаторния фронт съберете информация по следните теми:

• Общ регламент за защита на данните (GDPR) в ЕС - има ли споразумение за целите на обработка на данни, къде и как се съхраняват на данните на служителите.
• Трудово законодателство и регулации - уверете се, че системата отговаря на изисквания на регулациите относно отпуските и времето за отдих на служителите.
• Съответствие със стандартите за сигурност - Добре е доставчика на системата да има сертификация по ISO 27001. Този стандарт определя изискванията за система за управление на информационната сигурност.

---

В заключение, има не едно или две предизвикателствата при въвеждането на електронно управление на отпуски, но с 1) предварителна подготовка и анализ, 2) ясни критерии за избор на доставчик, 3) добра вътрешна комуникация, и най-вече 4) в партньорство с компанията, която предоставя решението, този процес може да бъде много добре оптимизиран и защо не и удовлетворителен.

---